Dans une entreprise, la relation client est indispensable pour conserver une bonne réputation sur le marché. Pour entretenir une image de marque ou convertir des prospects en clients, il est alors indispensable d'opter pour des solutions de communications efficaces. Si vous n'êtes pas certain de savoir comment renforcer la prospection téléphonique de vos commerciaux ou votre propre capacité de négociation en ligne, nous vous donnons les meilleurs conseils.
1. Renforcer la Téléphonie IP de votre société
Les systèmes de téléphonie constituent l'une des plus anciennes voies de communication entre personnes distantes. Malgré l'évolution technologique des moyens de communication, ils demeurent toujours adaptés. Cependant, il est quelques fois nécessaire de renforcer leur emploi et leur processus d'intégration. En réalité, la téléphonie IP peut être utile pour renseigner les clients sur vos produits. La téléphonie d'entreprise est surtout exploitée pour fournir des précisions sur les services de la société. Il est important de le configurer afin d'opérer la continuité du service rendu. Par exemple, vos abonnés pourraient vous contacter à l'effet d'obtenir un service après-vente. Il est évident que si votre ligne voix sur IP est fermée, les clients pourraient conclure en l'inefficacité de votre service client. Mieux, le système voix sur IP permet de témoigner votre proximité vis-à-vis des clients.
Dans l'idéal, il est recommandé d'opter pour un centre d'appels spécifiquement consacré à la prise en charge des activités de votre structure. Le centre d'appels doit surtout être formé sur les techniques de négociation et de prise de contact avec les clients afin de leur proposer les services et pour traiter les communications entrantes. D'ailleurs, les ressources humaines déployées au centre d'appel doivent être formées et éprouvées dans des situations stressantes. Les communications entrantes peuvent être d'un grand stress traumatique. Veillez alors à former le personnel à garder la courtoisie administrative et pour porter le client au centre de leur intérêt. Il convient également de veiller à ce que le call center soit parfaitement isolé de l'architecture principale de la structure. Certains types de travaux pourraient impacter le rendement des travailleurs du centre de communication.
2. Prévoir un serveur vocal interactif
Pour optimiser votre prospection téléphonique, il est aussi important de prévoir des solutions de communication unifiées. Hormis le personnel de soutien des communications, il faut également prévoir des voies alternatives de communication avec les clients. Il n'est pas rare que les commerciaux par téléphone soient débordés par un afflux massif d'appels entrants. Dans une telle perspective, il peut être nécessaire de prévoir en amont un serveur vocal interactif afin de prendre en charge les préoccupations des clients. Cependant, il n'est pas idéal d'abandonner le client aux configurations préétablies du serveur vocal interactif. Les discussions automatisées montrent vite leurs limites et laissent une grande déception aux prospects.
3. Tentez une solution de communications unifiées
Vous pouvez aussi opter pour des solutions communication unifiées qui disposent de fonctionnalités avancées. À tout égard, plus vous disposez d'un portefeuille client important, plus il devient fondamental de réorganiser votre structure pour mieux gérer la prospection. En optant pour des fonctionnalités avancées, il devient possible d'enregistrer plus facilement les données des clients au fur et à mesure de l'entretien par téléphonie ip. Cette solution est intéressante, car elle permet d'entretenir une discussion fluide avec le client et de lui faire gagner du temps. Ce type de logiciels vous permet aussi de définir des suggestions de questions en fonction du type de réponse apportée par le client. Vous pouvez également prévoir plusieurs niveaux de prise en charge des prospects. En front-office, le commercial chargé de la prospection peut s'occuper des négociations tandis qu'en back-office, une équipe se charge de consigner les réponses et de faire des suggestions. C'est l'intérêt des solutions de communication unifiées.
4. Connaître les règles fondamentales et établir un fichier des prospects
Pour un commercial en entreprise, il est indispensable de maitriser les règles du marketing en environnement dématérialisé. Quel que soit le type de support de communication choisi, les règles de la prospection s'appliquent en toute circonstance. Il n'est pas recommandé de passer des appels à l'endroit des clients pendant leurs heures de travail ou leurs temps de repos. Privilégiez les heures creuses en fonction de la société à contacter. Gardez à l'esprit que vous devez toujours assurer une diction claire et non monotone. Avant de passer un appel voix sur IP, faites des essais.
Sur le plan technique, il est primordial de préparer votre fiche d'argumentation. Retenez que les clients retiennent surtout les premières et les dernières phrases de votre argumentaire. Votre force de vente doit alors se concentrer sur ces parties. Accordez une grande priorité à l'utilité du service ou du produit pour le prospect. Vous devez surtout témoigner d'une grande disponibilité à répondre aux préoccupations et proposer l'option d'un rendez-vous en agence pour une meilleure démonstration.
Pour renforcer votre prospection, il est aussi conseillé d'établir un fichier des prospects. Ce document numérique doit être actualisé en temps réel et organisé en fonction du taux de conversion envisagé pour le prospect. Les meilleurs commerciaux recommandent aussi d'analyser régulièrement le fichier des prospects afin d'identifier les insuffisances de vos discussions, de relever les points qui semblent soutenir la réticence du prospect afin d'effectuer des relances plus efficaces.