Plus efficace, plus rapide, meilleur : Voici comment vous pouvez numériser votre note de frais de voyage

Publié le : 23 mars 20217 mins de lecture

Un voyage d’affaires, une visite de séminaire dans une autre ville sont toujours un changement bienvenu par rapport au travail quotidien. Vous sortez de la ville, vous rencontrez de nouvelles personnes ou vous gardez le contact avec des clients, des succursales ou des filiales de l’entreprise. Cela ne semble pas si mal, n’est-ce pas ? Mais ce qui est inoubliable, c’est  la menace des demandes de remboursement de frais de voyage qui vous dissuadent par l’effort et l’investissement du temps supplémentaire.

Les problèmes de la comptabilité « analogique » des frais de voyage

Vous devez déclarer et prouver individuellement, par exemple, les frais de voyage en voiture, en train ou en avion, les frais de logement et de téléphone et autres dépenses supplémentaires. C’est une horreur non seulement pour vous, mais aussi pour le service comptable. Mais qu’en eut-il s’il existe un moyen de numériser vos frais de voyage ? Vous pouvez ainsi gérer vos frais de voyage en un rien de temps et économiser du temps, de l’énergie et des efforts.

De nombreux problèmes sont associés à la comptabilité classique des frais de voyage « analogiques ». Peut-être en reconnaissez-vous certains : Ne serait-il pas agréable que vous n’ayez plus à faire face à autant de problèmes ? La solution consiste à passer à un outil qui vous aide à gérer efficacement vos dépenses à l’aide de la déclaration numérique des frais de voyage.

Pour plus d'informations : Le Machine Learning au service de la gestion des notes de frais !

La comptabilité numérique des frais de voyage est meilleure

Au lieu de collecter les justificatifs de dépenses, de remplir des formulaires de dépenses qui doivent être approuvés, soumis et vérifiés, les outils numériques de déclaration des dépenses vous permettent de le faire en une fraction du temps.

Chaque fois que vous avez dépensé de l’argent pour des frais de voyage, vous saisissez le reçu sous forme numérique, par exemple dans une application. À la fin du voyage, vous pouvez facilement établir votre note de frais à l’aide d’un modèle et de formulaires. Il vous suffit de remplir le formulaire pour les dépenses alimentaires supplémentaires, le programme coordonnera l’approbation des notes de frais et vous pourrez envoyer votre note de frais au service comptable. Là aussi, les choses sont beaucoup plus rapides et faciles grâce aux services du programme, ce qui explique pourquoi vous récupérez vos dépenses plus tôt en tant qu’employé.

Un autre bonus : Pour le service comptable, le fastidieux processus de saisie des notes de frais de voyage dans Excel appartient désormais au passé.

Ce à quoi vous devez prêter attention lorsque vous introduisez la comptabilité numérique des frais de voyage

Il y a quelques conditions à remplir pour pouvoir numériser la ou les notes de frais de votre entreprise.

Tout d’abord, votre entreprise doit être équipée de manière adéquate et fiable dans le domaine informatique afin que les notes de frais numérisées puissent développer leurs avantages. Cela signifie, par exemple, que l’informatique est responsable de la sécurité du système et que le service comptable peut traiter les relevés numériques.

Vous devez également convaincre vos employés et être correctement informé des changements et formé à l’utilisation du logiciel de déclaration numérique des frais de voyage.

Cela inclut également le fait que les documents doivent trouver leur chemin jusqu’au service comptable en plus de la voie numérique, afin d’y être archivés. Toutefois, selon l’outil utilisé, cela peut également être superflu.

Avec ces outils, vous bénéficiez de la numérisation

La possibilité de créer facilement votre note de frais en ligne existe depuis longtemps. Ce sont surtout les grandes entreprises comme Continental, BMW ou Mövenpick qui ont reconnu les avantages et utilisent désormais le relevé de frais de voyage numérique de « rydoo ».

Rydoo

Rydoo elle-même affirme que le taux d’acceptation par les employés de son rapport de frais de voyage numérique est de 93 % au cours du premier mois.

Déclarer

Le décret convient aux jeunes entreprises, aux entreprises de taille moyenne et aux multinationales.

HRworks

HRworks propose un logiciel universel avec lequel vous pouvez numériser votre note de frais de voyage.

RefundFox

Vous pouvez utiliser RefundFox à la fois pour votre entreprise et en tant que particulier.

ZEP

« La comptabilité des frais de déplacement en appuyant sur un bouton » est la devise de l’outil du prestataire ZEP.

Circula

Circula propose un logiciel de comptabilité des frais de voyage spécialement optimisé pour les entreprises allemandes.

Datev

Il existe également un logiciel de comptabilité numérique des frais de voyage, qui est proposé directement par Datev.

Lexware

De nombreuses possibilités et astuces pour une note de frais en ligne parfaite que vous obtenez lorsque vous décidez d’utiliser le logiciel de Lexware.

Système OUTDOOR de inmoti

Le système OUTDOOR d’Inmoti offre une solution complète pour la gestion des frais de voyage.

Onexma

Le fournisseur Onexma dispose d’un logiciel relativement bon marché avec lequel vous pouvez numériser votre note de frais de voyage.

Exploiter les avantages de la comptabilité numérique des frais de voyage

Le choix des 9 outils dépend de nombreux facteurs tels que la taille de votre entreprise, la fréquence des déplacements et des notes de frais et vos besoins en logiciels.

Le seul « inconvénient » dont vous devez être conscient si vous souhaitez numériser votre ou vos notes de frais est que votre informatique doit être moderne et adaptée au logiciel. Cela signifie que vous devez accorder plus d’attention à la protection des données et à la sécurité du système en général. Car votre dépendance à la technologie augmente naturellement si vous décidez d’utiliser la déclaration numérique des frais de voyage.

Dans l’ensemble, les avantages l’emportent nettement sur les inconvénients si vous parvenez à rassembler vos employés. Mais cela en vaut la peine, car le temps gagné pour vous, vos employés et le service comptable est immense et convaincra rapidement les sceptiques.

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