Conseils pour la gestion et la création d’une carte de processus

Publié le : 23 mars 202113 mins de lecture

« La gestion des processus, c’est comme la cuisine ». Des conseils et des suggestions suffisent pour apprendre ce qu’est une carte des processus. Cela offre également la chance de découvrir les avantages qu’elle apporte aux petites entreprises et sur la manière de créer la première carte des processus dans votre entreprise.

Si vous êtes à la recherche d’un intérêt plus marqué et d’un aperçu plus approfondi de la conception d’un paysage de processus, n’hésitez pas à suivre consulter ce guide. Astuce ! Vous trouverez ici un article de fond sur la gestion des processus en général.

Qu’est-ce qu’une carte de processus ?

Une carte de processus, comme une vraie carte, donne une vue d’ensemble. Un aperçu de votre propre entreprise, de la valeur ajoutée pour le client, mais aussi des activités de soutien nécessaires. Il présente toutes les informations importantes de l’organisation en un coup d’œil, de sorte que la valeur ajoutée de l’entreprise est rapidement visible.

Principes de conception d’une carte de processus

Il existe différents principes de conception pour les cartes de processus. En substance, deux catégories sont apparues au cours du processus de développement.

D’une part, la division méthodologique en processus de gestion, processus de base et processus de soutien (plus d’informations à ce sujet ci-dessous). D’autre part, la classification fonctionnelle selon les normes industrielles établies telles que l’APQC, eTOM ou ITIL.

La plupart des entreprises commencent par une carte des processus individuels au début. Vous élaborez cette carte de processus individuelle à des niveaux de maturité plus élevés de votre propre organisation de processus en fonction des normes connues.

C’est pourquoi il est important de parler d’une « architecture de processus », qui est une partie essentielle de l’architecture globale de l’entreprise et qui est le reflet de la stratégie de l’entreprise.

La carte des processus est souvent intégrée dans un manuel de l’entreprise.

Schéma de processus et stratégie d’entreprise

Les informations sont filtrées de la stratégie de l’entreprise pour la vue d’ensemble des processus et ces informations sont affichées dans une carte des processus.

La simple classification d’une activité dans un processus de base ou un processus de soutien fournit des informations précieuses. Il fournit des indications sur la manière dont l’entreprise doit répartir ses ressources à l’avenir afin de garantir un contrôle optimal de ses processus. Ainsi, l’activité est implicitement évaluée comme importante ou moins importante pour le propre modèle d’entreprise de l’entreprise.

L’entretien et la maintenance du site web d’une entreprise artisanale peuvent être considérés comme un processus de soutien. La principale valeur ajoutée serait la fourniture du service artisanal proprement dit. Il serait également correct de l’identifier comme un processus de base. Si l’artisan poursuit la stratégie consistant à obtenir une position dominante régionale en termes de visibilité sur Internet ou à générer une partie du chiffre d’affaires avec sa boutique en ligne, il pourra le faire.

Si vous considérez votre propre site web comme un mal nécessaire (« must have »), vous consacrerez moins de temps, d’argent et de passion à cette tâche. Celui qui veut gagner de l’argent via le site web investira davantage. Les processus de soutien sont souvent candidats à des processus qui sont externalisés. Vous connaissez sans doute un exemple bien connu de ce phénomène : la comptabilité, que de nombreuses entreprises confient à des conseillers fiscaux.

Quels sont les avantages d’une carte des processus ?

Information

L’avantage d’une carte des processus est comparable à celui d’une pyramide. Au fond, à la base, il y a essentiellement l’information et la transparence. La carte des processus est une aide à la navigation pour les employés qui veulent approfondir les processus opérationnels et obtenir des informations sur les processus. En outre, les responsabilités sont définies et les relations essentielles entre les différents domaines d’activité sont indiquées. Exemple : les relations entre les achats, la gestion des stocks, le traitement des commandes et la planification des liquidités.

L’utilisation de la Process Map à des fins d’information et de transparence pour l’entreprise et ses employés est probablement l’application la plus courante.

Optimisation et hiérarchisation des priorités

Un autre aspect important des avantages est l’optimisation des processus grâce à la carte des processus. Seule une vue d’ensemble permet d’avoir une vue d’ensemble des interrelations essentielles, ce qui permet d’analyser et d’optimiser plus en profondeur les processus pour les points faibles. À l’aide de « cartes thermiques » au niveau des cartes de processus, les différents projets d’optimisation peuvent être classés par ordre de priorité. Il est ainsi plus facile pour la direction de contrôler les processus.

Par exemple, des problèmes tels que des niveaux de stock incorrects, des goulots d’étranglement ou des pertes se produisent régulièrement dans l’entrepôt, qui ne sont révélés que par l’inventaire. Dans ce cas, le processus « Gérer l’entrepôt » doit être marqué sur la carte des processus comme devant être amélioré. Pour ces processus, diverses méthodes peuvent être utilisées dans l’étape suivante pour améliorer la gestion de la qualité de l’organisation.

Gestion de l’entreprise

Le troisième avantage important de la carte des processus est sa fonction d’instrument de contrôle. Le lien avec l’organigramme permet de clarifier et de définir les responsabilités en matière de processus. En outre, au niveau de la carte des processus, des chiffres clés importants tels que le temps de traitement ou les taux de rejet peuvent être présentés de manière agrégée dans des aperçus de chiffres clés (appelés tableaux de bord KPI). La carte des processus est donc le lien entre le tableau de bord prospectif et la stratégie de l’entreprise.

En affichant les principaux indicateurs de processus (KPI), les écarts indésirables peuvent être détectés immédiatement et le processus concerné peut être identifié rapidement. En naviguant à partir de la carte des processus dans les couches plus profondes des processus commerciaux (également appelé le drill down), les « coupables » des écarts peuvent alors être identifiés.

Excursus : Certifications

Un certain nombre de certifications exigent une gestion des processus existants ou un processus d’amélioration continue (PAC) et donc une carte des processus. Il existe plusieurs certifications importantes des normes les plus importantes en matière de gestion de la qualité.

Comment s’affiche une carte de processus ?

Les symboles habituels d’une carte de processus sont les flèches de bloc.

Vous les trouverez sous forme de formulaires prêts à l’emploi dans tous les programmes de bureau courants tels que Word, Excel ou PowerPoint.

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’un logiciel professionnel de gestion des processus pour la première carte de processus dans votre atelier d’artisanat, il vous suffit d’avoir des « outils de bord » ou du papier et un crayon. Pour l’utilisation correcte des outils et des logiciels de processus, j’écrirai un article séparé dans cette série.

Vous devez vous assurer d’utiliser un objet de processus (ici « offrir ») avec une activité (ici « créer ») comme description. Cela vous oblige à réfléchir immédiatement à ce qui doit être fait dans le processus. En outre, il devient clair qui prendra en charge cette tâche. Ce genre de description vous fait réfléchir à ce qui peut être fait avec un simple nom comme « contrôle » ou « service

Si plusieurs flèches de bloc avec des sous-processus sont amenées dans une séquence logique, des « chaînes de valeur » sont créées.

Si l’on condense toute cette chaîne de valeur en un terme supérieur, un processus principal, on pourrait utiliser, par exemple, « réaliser une nouvelle activité de construction », par opposition à « service

Ces deux processus principaux font alors partie de votre carte de processus supérieure.

Les organigrammes typiques sont des types de notation pour les processus commerciaux, c’est-à-dire à des niveaux plus détaillés dans la modélisation des processus. Les processus commerciaux connus ici sont principalement des processus de la notation BPMN 2.0, tels que la chaîne de processus pilotée par les événements (EPK).

Exemple pratique d’une carte de processus

Un hôpital peut être pris comme exemple afin d’illustrer un schéma complet de processus. Logiquement, ce ne sont pas tous les examens d’un médecin sur un patient qui sont présentés ici, mais l’ensemble des processus centraux. L’exemple montre en gros le modèle d’entreprise de l’hôpital.

Vous vous rendez compte que cette vue d’ensemble vous donnera un aperçu rapide des processus en cours à l’hôpital sans être un expert hospitalier.

C’est l’avantage décisif de ces cartes de processus. Il est facile pour vous d’avoir une vue d’ensemble. C’est également de cette manière que vos employés apprennent à connaître les processus dans votre atelier. La carte des processus est un excellent outil de visualisation des processus.

La somme des activités centrales, divisée en processus de gestion, processus de base pour la fourniture de services, processus de soutien et processus d’amélioration, forme alors la carte des processus. Dans le cadre d’un modèle de processus, une passerelle BPMN offre la possibilité de définir clairement le déroulement des événements et de cartographier une décision.

Comment diviser les processus en processus de base, de gestion, de soutien et d’amélioration ?

L’exemple de l’hôpital présenté est en effet complexe. Au début, il suffit de se diviser en deux groupes sur votre carte de processus. Une division en processus de service (processus de base) et en processus de soutien. Avec une petite astuce, la mission n’est pas si difficile.

Posez-vous la question de savoir si, à la fin du processus, un produit ou un service qui répond à un besoin du client va émerger.

Ensuite, vous avez un processus de performance. Veuillez ne pas effectuer cette classification sur la base d’un paiement monétaire. Si vous publiez régulièrement des articles passionnants sur votre page d’accueil et que vous poursuivez l’objectif d’attirer des lecteurs intéressés. Ensuite, le processus de « gestion d’un site web » est également un processus de performance. Avec votre produit « site web d’entreprise passionnant », vous répondez au besoin d’information des visiteurs.

Si la procédure ne sert que vous ou si elle est nécessaire pour pouvoir (être autorisé) à offrir un service, alors vous avez une procédure de soutien.

La comptabilité et les comptes annuels ont été « poussés à l’extrême » par la loi pour vous en tant qu’entrepreneur. Ces deux activités ne sont pas vraiment nécessaires pour la production de délicieux produits de boulangerie dans une boulangerie. Même si la comptabilité et les comptes annuels ont un sens. Dans le cadre du processus « Tenue de la comptabilité », ces deux sujets constituent un processus de soutien classique.

Divisez votre schéma de processus en deux (processus de performance et processus de soutien) et trois au maximum (puis processus de gestion). Affectez les différents processus aux zones de la carte des processus.

Créer une carte des processus – comment réussir ?

Lorsque vous créez un schéma de processus pour votre atelier, commencez comme vous vous y attendriez avec les chapitres d’un livre de cuisine. Il existe des chapitres pour les entrées, les plats principaux, les desserts et des chapitres spéciaux tels que la connaissance des produits ou les techniques de travail.

Commencez par les processus de performance de votre entreprise et la cartographie des processus.

Dans les processus de soutien, certaines questions s’avèrent utiles :

  • Comment ça marche ?
  • Qui le fait ?
  • Pourquoi ?
  • Combien de temps faut-il ?

Cela vous permet de structurer rapidement les processus dans votre entreprise. Lorsque vous vous arrêtez, vous devez forer plus profondément. Ce sont des signes sérieux de mauvais fonctionnement des processus.

Conclusion sur la création d’une carte des processus

Comme si tout dans la vie était quelque chose de nouveau, comme la carte des processus d’abord peu familiers et étranges. Avec les bonnes techniques d’interrogation, vous pouvez rapidement accéder aux différents processus. Vous trouverez un aperçu rapide des processus de votre entreprise dans les cartes des processus. Cet aperçu vous aide non seulement vous, mais aussi vos employés et vos partenaires externes tels que votre banque habituelle ou vos partenaires de coopération. Cela vaut la peine de créer une carte des processus.

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