Centraliser les documents RH, achats et comptables permet à une entreprise de limiter la dispersion de l’information et de mieux structurer ses processus internes. Avec ses solutions de gestion électronique des documents (GED), Konica Minolta réunit les documents dans un espace organisé, sécurise leur accès et automatise certains circuits de traitement et de validation.
- Pourquoi centraliser les documents RH, achats et comptables ?
- Comment la GED centralise les documents de l’entreprise ?
- Centraliser et sécuriser les documents RH
- Structurer les documents achats et comptables
- Automatiser les circuits documentaires et les validations
- Comment Konica Minolta accompagne cette centralisation documentaire ?
Pourquoi centraliser les documents RH, achats et comptables ?
Les ressources humaines, les achats et la comptabilité produisent et manipulent quotidiennement des documents essentiels au fonctionnement de l’entreprise. Dossiers salariés, contrats de travail, fiches de paie, factures fournisseurs et clients ou encore bons de commande doivent pouvoir être retrouvés, partagés et traités dans de bonnes conditions.
Lorsque ces informations restent dispersées entre des dossiers papier, différents espaces numériques ou plusieurs applications, leur gestion devient plus complexe. La recherche d’un document mal classé ou conservé uniquement sous forme papier peut notamment prendre du temps. La base documentaire de Konica Minolta indique une moyenne de 18 minutes de recherche par document dans ce type de situation.
La centralisation vise donc à créer un environnement documentaire cohérent. Une GED permet d’organiser les fichiers de façon structurée, de contrôler leur accès, de suivre leurs différentes versions et de faciliter leur recherche. Elle peut également s’intégrer aux logiciels comptables, ERP et autres outils déjà utilisés dans l’entreprise.
Comment la GED centralise les documents de l’entreprise ?
La centralisation des documents RH, achats et comptables repose d’abord sur la création d’un espace documentaire commun. Au lieu de gérer séparément les fichiers selon leur origine ou leur format, l’entreprise peut les organiser au sein d’une solution de GED et appliquer des règles de classement adaptées à ses processus.
Une GED pour retrouver plus facilement l’information
Les documents sont classés et archivés selon une organisation structurée. Un moteur de recherche de type Enterprise Search facilite ensuite l’accès à l’information recherchée, sans imposer à l’utilisateur de parcourir manuellement de multiples dossiers.
La gestion des versions complète cette organisation. Elle permet de suivre les modifications et d’aider les collaborateurs à travailler sur le document le plus récent et validé. Cette logique est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes interviennent successivement sur un même fichier ou un même processus.
La centralisation ne signifie pas pour autant que tous les utilisateurs accèdent à toutes les informations. Les droits d’accès peuvent être paramétrés par utilisateur ou par groupe de travail. L’entreprise peut ainsi organiser un référentiel documentaire commun tout en maintenant la confidentialité nécessaire à certains dossiers.
À retenir : une GED ne consiste pas simplement à stocker des fichiers au même endroit. Elle associe centralisation, classement, recherche, gestion des versions, contrôle des accès et circulation organisée de l’information.
Cette organisation peut également accompagner le travail à distance. Les fichiers peuvent être synchronisés entre ordinateurs de bureau, terminaux mobiles et environnement cloud, tandis que le partage sécurisé facilite la diffusion de documents auprès de contacts internes ou externes.
Centraliser et sécuriser les documents RH
Les ressources humaines constituent l’un des domaines d’application de la GED. La dématérialisation permet notamment de réunir les dossiers salariés, les contrats de travail et les fiches de paie dans une base de données unique et sécurisée.
Cette approche apporte davantage de cohérence à la gestion documentaire RH. Les documents peuvent être classés selon des règles définies et leurs conditions d’accès adaptées aux utilisateurs concernés. La recherche devient également plus directe grâce au moteur intégré à la GED.
Pour certains documents nécessitant une validation à distance, la signature électronique peut remplacer la signature manuscrite par une méthode numérique sécurisée et juridiquement contraignante. Elle peut notamment être utilisée pour valider des contrats ou des formulaires à distance.
Enfin, lorsque la conservation pérenne d’un fichier est nécessaire, les solutions documentaires peuvent s’appuyer sur un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR hébergé dans le cloud pour assurer son archivage légal.
Structurer les documents achats et comptables
La même logique de centralisation s’applique aux services achats et comptables. La GED permet de dématérialiser les factures fournisseurs et clients et d’organiser les circuits de validation associés aux bons de commande ainsi que les rapprochements de comptabilité.
Centraliser les documents achats et comptables dès leur capture
La capture intelligente et l’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, jouent ici un rôle important. Un document papier peut être converti en fichier numérique éditable. Le système analyse ensuite son contenu afin d’identifier certaines métadonnées utiles, comme un numéro de facture.
Ces informations peuvent servir à classer automatiquement le document dans le dossier ou le workflow approprié. La centralisation commence ainsi dès l’entrée du document dans le système, ce qui limite les opérations manuelles de classement.
Une entreprise peut ainsi organiser dans un même environnement documentaire les différentes informations liées aux achats et à la comptabilité, tout en conservant les connexions avec ses outils comptables ou son ERP.
Automatiser les circuits documentaires et les validations
L’intérêt d’une GED est aussi de faire circuler les documents selon les processus de l’entreprise. Des workflows automatisés permettent de construire des circuits de validation linéaires ou conditionnels et d’accélérer le traitement des informations.
Dans un processus achats, cette logique peut par exemple être appliquée aux circuits de validation des bons de commande. Côté comptabilité, elle accompagne le traitement dématérialisé des factures. Le document n’est donc plus seulement stocké : il est intégré à un processus documentaire organisé.
D’autres technologies peuvent compléter cette automatisation. La RPA, ou Robotic Process Automation, prend en charge des tâches administratives répétitives telles que le transfert de données, la génération de rapports ou l’émission de factures. Elle permet de réserver davantage l’intervention humaine aux opérations qui nécessitent réellement une expertise.
- OCR : identifier le contenu et les métadonnées d’un document pour faciliter son classement.
- GED : centraliser, organiser, rechercher, sécuriser et partager les documents.
- Workflow : faire circuler les documents dans les circuits de validation définis.
- RPA : automatiser certaines tâches administratives répétitives.
- Signature électronique : permettre la validation numérique de contrats ou formulaires à distance.
Ces briques répondent à des fonctions différentes mais complémentaires. Leur association permet de construire une gestion de l’information qui couvre aussi bien l’entrée d’un document que son classement, son traitement, sa validation, son partage ou son archivage.
Comment Konica Minolta accompagne cette centralisation documentaire ?
Konica Minolta accompagne les organisations dans leur transformation numérique à travers une approche comprenant audit, conseil, services et technologies. Dans le domaine documentaire, l’objectif est notamment d’éviter la multiplication des outils et de centraliser la gestion de l’information.
Parmi les solutions distribuées figure KOMI Doc, disponible en versions KOMI DOC ESSENTIAL et KOMI DOC ADVANCED. Cette solution réunit dans un même espace la GED, les workflows de validation, les processus RH et achats ainsi que les fonctions liées à la conformité de la facturation électronique. La gamme documentaire comprend également Dispatcher Phoenix et M-Files.
Cette approche permet de considérer ensemble des processus souvent traités séparément. Les documents RH peuvent être sécurisés dans une base structurée, tandis que les factures et documents achats peuvent rejoindre des circuits de traitement et de validation. Les utilisateurs disposent ainsi d’un environnement documentaire commun tout en conservant des droits d’accès adaptés à leurs responsabilités.
En définitive, la centralisation des documents RH, achats et comptables ne consiste pas uniquement à remplacer le papier par des fichiers numériques. Elle vise à structurer l’information, faciliter sa recherche, sécuriser les accès et automatiser sa circulation. Les solutions de GED proposées par Konica Minolta s’inscrivent dans cette logique en réunissant gestion documentaire et processus métier au sein d’un environnement organisé.